Hogyan indítsak coworking irodát? – 2. rész: Az infrastruktúra

Cikksorozatunk első részében azokat a kérdéseket vettük sorra, amiket egy leendő coworkingiroda-tulajdonosnak már a vállalkozás megalapítása előtt át kell gondolnia.

Ha már megvan a cég- és az adózási forma, tisztáztad a közösségépítéssel és a felelősségi viszonyokkal kapcsolatos kérdéseket is, továbbléphetsz a működés tárgyi feltételére, azaz az infrastruktúrára.

Hogy mit értünk infrastruktúra alatt? Tulajdonképpen minden olyan anyagi eszközt, amely a coworking iroda működtetéséhez szükséges. A legfontosabb ezek közül kétségkívül az ingatlan, amelyben az iroda található. Az ingatlan alapvetően befolyásolja az üzletmenetet, a nyújtható szolgáltatások körét, így sok esetben már az ingatlanválasztásnál eldől, hogy életképes-e a coworking-projekt.

Aminél (szinte) minden eldől

Már a tervezési fázisban érdemes figyelembe venni a potenciális coworkerek igényeit, és az iroda működését ezekhez az igényekhez igazítani. Ez különösen akkor igaz, ha „kicsi merítés” az ügyfelekből, pl. egy vidéki városban. Ilyenkor érdemes piackutatást végezni, akár internetes kérdőív létrehozásával, akár személyes találkozók formájában. A kérdéseknek ki kell terjedniük az ingatlannal kapcsolatos elvárásokra is. Tudd meg, hogy belvárosi vagy külvárosi, forgalmas vagy nyugodt helyszínen lévő, emeleti vagy utcafronti, stb. ingatlanban szeretnének-e ügyfeleid dolgozni.

Az ingatlan elhelyezkedésén és típusán kívül fontos megismerned az elvárt szolgáltatások körét, és azokat fontosságuk szerint rangsorolni. Ha sikerült megismerned az elvárásokat is, akkor a következő lépés az igényekhez leginkább passzoló ingatlan megtalálása.

Ehhez tudnod kell, nagyjából mennyi ügyfélre számíthatsz, és mekkora kihasználtsággal működhet a hely. Korábbi cikkünkben már említettük, hogy a zsúfoltság elkerüléséhez min. 6 négyzetméter szükséges személyenként, amibe az irodai berendezések, szociális helyiségek (konyha, mosdó, wc), közlekedési utak, folyosók nem tartoznak bele (nem beszélve a járványhelyzetben elvárt 1,5-2 méteres szociális távolságtartásról). Ez alapján nagyjából 10 négyzetméterrel kell számolnod személyenként, azaz egy 20 munkaállomásos iroda létrehozásához – ideális esetben – min. 200 négyzetméteres ingatlant kell találnod.

Az irodában fontos a zsúfoltság elkerülése

Viszont ez is csak akkor igaz, hogyha a coworking-munkatéren kívül más terekkel nem számolsz. Manapság alapvető elvárás, hogy a közösségi irodához legalább egy tárgyaló tartozzon, ahol 4-6 fő kényelmesen elfér. Ezenkívül sok helyen megtalálható nagyobb, 10-20 fős előadóterem, skype-szoba, privát irodarész, esetleg egy csendesebb, nappali stílusú pihenősarok is. Ezek mind reális igényként merülhetnek fel az ügyfelek részéről és tovább növelhetik a szükséges irodaméretet.

Bérelt vagy saját?

Ingatlan esetében alapvető kérdés, hogy bérelt vagy vásárolt legyen-e (leszámítva azt a szerencsés helyzetet, amikor az ingatlan eleve saját tulajdonban van). Az üzletmenet szempontjából az a fontos, hogy akár bérleti díjról beszélünk, akár hitel törlesztőrészletéről, a folyamatosan felmerülő kiadás a bevételekből kifizethető legyen és ne okozzon likviditási nehézséget.

A bérleti díjakban természetesen nagy a szórás attól függően, hogy Budapestről vagy vidékről, megyeszékhelyről vagy kistelepülésről, belvárosról vagy külvárosról beszélünk. Jelenleg (2020. szeptember) Budapest 6. kerületében 3-4 ezer Ft/m2/hó áron lehet egy 100-200 négyzetméter közötti irodát kibérelni, míg az egyik jellemzően olcsó megyeszékhely, Szolnok belvárosában 2-2,5 ezer Ft/m2/hó áron. Azaz a fenti 200 négyzetméteres irodával számolva Budapest belvárosában 600-800 ezer Ft-os, míg Szolnok belvárosában 400-500 ezer Ft-os havi bérleti díjra számíthatsz.

Az sem mindegy, hogy magánszemély vagy vállalkozás adja-e bérbe az ingatlant: előbbinél 15% szja merülhet fel mint plusz ráfordítás, ha a bérbeadó által kért díj a kézhez kapott összegre vonatkozik, utóbbinál pedig 27% áfa, ha a bérbeadó áfás számlát állít ki és a vállalkozásod alanyi áfamentes (azaz nem tudod a felszámított áfát levonni).

A vásárlás mellett több tényező is szól. A legfőbb a saját tulajdon adta szabadság, hogyha pl. átalakításokat akarsz végezni az ingatlanon, nem kell a bérbeadó hozzájárulását kérned.  Ha a vásárláshoz hitelt kell felvenned, akkor ezzel a saját vagyonnövekedésed finanszírozod, miközben a bérleti díj kvázi „kidobott pénz”. Ráadásul a jelenlegi gazdasági környezetben a fix törlesztésű hitelek is rendkívül alacsony kamattal érhetőek el, így ha csak a bérleti díj és a törlesztőrészlet összegét hasonlítjuk össze, valószínű, hogy utóbbi alacsonyabb havi kiadást fog jelenteni.

Viszont azt is látnod kell, hogy ingatlant vásárolni és hitelt felvenni hosszú távú elköteleződést igényel.  Egy ilyen döntést nem lehet az egyik napról a másikra meghozni vagy megváltoztatni. A vásárlás és a hitelfelvétel sok egyszeri költséggel jár, amit sehogy sem fogsz visszakapni (vagyonszerzési illeték, értékbecslés díja, hitelbírálati díj, stb.), és egy hitelből a folyósítás után már nagyon nehéz kitáncolni. Ezért ha kockázatosnak érzed az iroda hosszú távú fenntarthatóságát, akkor inkább a rugalmasabb bérlés a megoldás számodra.

Komfortos mennyország

Hogy mitől lesz komfortos egy coworking iroda? Többek között a feljebb már említett minimális helyigény megtartásával, a megfelelő hőmérsékleti és fényviszonyok megteremtésével, az irodai berendezések ergonomikus elrendezésével. Ezek az alapok, és bár a trendi design is nagyon fontos, nem lehet a funkcionalitás, a használhatóság fölé helyezni.

A közösségi iroda legfontosabb részei a munkaállomások, hiszen a coworkerek itt töltik el az idejük nagy részét, ezért biztonságos és ergonomikus kialakításuk elsődleges az „ügyfélélmény” szempontjából. De mit is értünk ergonómián? Azt, hogy a munkakörnyezet a dolgozók egészségügyi, kényelmi és biztonsági szempontjai szerint alakítják ki – írja az index.hu cikke. Ilyen környezetben jobban megy a munka, és ehhez sokszor elég csak pár apró változtatás, pl. egy csuklótámasz, lábtámasz vagy laptopállvány.

Az asztaltól néha jólesik felállni, emiatt érdemes pultokat kialakítani az állómunkához. Ennek ellenkezője is előfordulhat, azaz, valaki inkább egy fotelban vagy kanapén dolgozna, ölében a laptopjával, ezért egy nappali jellegű irodarész is hasznos lehet, ami egyesek számára csendes pihenősarokként is funkcionálhat.

Az iroda kell, hogy rendelkezzen konyhával – hacsak nem egy kávézó/büféjellegű helyről beszélünk, ahol a coworking-szolgáltatás vendéglátással is párosul. A konyhában helyet kell kapnia legalább egy mosogatónak, hűtőnek, mikrohullámú sütőnek, kávéfőzőnek, esetleg vízforralónak. Ha nincs külön étkező, érdemes egy nagyobb étkezőasztalt vásárolnod a konyhába, amit minél többen tudnak körbeülni, hiszen elmondható, hogy a konyha az informális találkozások leggyakoribb helyszíne, itt jön létre a legtöbb új kapcsolat.

Egy közösségi ebéd mindig jó alkalom az ismerkedésre

Ahogy írtam fent, érdemes legalább egy kisebb tárgyalót kialakítanod, az ideális pedig az, ha több, különböző méretű teremmel is rendelkezel. Ezek nem csupán tárgyalásokra, előadásokra használhatók, hanem telefonszobaként vagy skype-szobaként is. A nagy, egybenyitott coworking-térben problémát jelenthet a telefonbeszélgetések lebonyolítása, ezért kell egy zárt hely, ahová a coworkerek ilyen célból elvonulhatnak. Erre jók a használaton kívüli tárgyalók, de nagyobb terekben gyakran alkalmaznak hangszigetelt irodai telefonfülkéket is.

Az iroda anyagi javairól és a coworkerek biztonságáról is fontos gondoskodni, különösen akkor, ha olyan helyet szeretnél létrehozni, ahol nem fog működni recepció. Ilyen esetben a riasztó és a biztonsági kamerás megfigyelő rendszer elengedhetetlen, és az automatikus beléptetés kiépítése is megfontolandó. Utóbbi már elérhető áron megvásárolható kártyás, mobiltelefonos vagy ujjlenyomat-leolvasós rendszerek formájában. Ezekre akkor is szükséged lehet, ha ugyan lesz recepciós, de csak nyitvatartási időben, és az ügyfeleid azon túl is használhatják az irodát.

Szerinted is az ingatlanválasztás a coworking iroda létrehozásának legsarkalatosabb pontja? A funkcionalitás valóban fontosabb a trendi designnál? Írd le a véleményed!
Következő cikkünkben a közösség megteremtésével foglalkozunk!

Szólj hozzá!

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.