Hogyan indítsak coworking irodát? – 4. rész: Az üzletmenet

Cikksorozatunk negyedik, egyben utolsó részében a coworking iroda üzletmenetével foglalkozunk. Előző cikkeinkben bemutattuk a vállalkozás alapjait, a szükséges infrastruktúra és a  közösség megteremtésének lépéseit. Nyitás előtt azonban érdemes átgondolni azt is, hogy a mindennapi működés hogyan fog zajlani. Elsőként az merülhet fel benned, hogy milyen áron nyújtsd a coworking-szolgáltatást?

Éves bérlet lett, maradhat?

Pénzügyi szempontból az árazási stratégia gyakorolja az egyik legnagyobb hatást a vállalkozás üzletmenetére. Stratégiai döntés, hiszen az árakat nem lehet egyik napról a másikra megváltoztatni, kvázi elsőre „működniük kell”, el kell fogadniuk a potenciális coworkereknek, miközben biztosítaniuk kell a vállalkozás rentabilitását és likviditását is.

Rentabilitás alatt azt értjük, hogy a ráfordítások (amik nem csak a kiadásokat jelentik) meghaladják a bevételeket.  Likviditás alatt pedig fizetőképességet értünk, azaz a vállalkozás azon képességét, hogy tartozásait határidőre képes legyen rendezni. A két fogalom nem jelenti ugyanazt, ugyanis előfordulhat olyan helyzet, hogy egy vállalkozás rentábilis, azaz nyereséges, de mégis likviditási problémái vannak.

Itt van jelentősége a pénzforgalomnak, a kiadásoknak és a beérkező pénzeknek. Egy számla kiállításakor, ha szerződésszerű a teljesítés és reklamáció sem történik, a coworking iroda jogosulttá válik a bevételre. Innentől a cégen múlik az, hogy mekkora fizetési határidőt ad. Egy egyszerű példával élve, ha a coworking iroda 30 napos fizetési határidőt alkalmaz, de a saját kötelezettségeit 8 napon belül kell kifizetnie, miközben nincsen tartaléka (vagy folyószámlahitele), akkor nem lesz képes tartozásait időben rendezni. És ez nincs összefüggésben a cég nyereségességével.

Likviditási szempontból az a legjobb, ha az ügyfél minél hosszabb időszakot fizet ki előre. Ezért érdemes negyedéves, féléves vagy akár éves bérleti konstrukciót is kialakítani – az időszak növekedésével egyre nagyobb kedvezményt adva. De azt is tudnod kell, hogy bár lehetnek olyan coworkerek, akiket az ilyen bérletek érdekelnek, a coworking lényeges eleme a rugalmasság, így várhatóan sokkal népszerűbbek lesznek a rövidebb idejű konstrukciók, a havi vagy heti bérletek, az egy napos vagy akár egy órás alkalmi jegyek.

Árazd be magad!

Az árazás két szempontból is megközelíthető: egyrészt ki lehet indulni más coworking irodák által alkalmazott árakból, másrészt a várható költségekből és az elvárt nyereségből. A gyakorlatban érdemes a kettő technikát vegyíteni: olyan árakat kell kialakítani, amelyeket a potenciális ügyfelek már a piacon megszoktak, elfogadtak, de a hosszú távú működést és az elvárt profitot is biztosítják.

Emellett ki kell indulni a célpiacból is, hiszen egy vidéki városban természetesen nem kérhetőek el ugyanazok a coworking díjak, mint Budapest belvárosában. Ilyen szempontból segítséget nyújthat a kiadó irodák, üzlethelyiségek árszínvonalának összehasonlítása Budapest és a célpiac tekintetében. Például az infrastruktúráról szóló cikkben említettük, hogy míg a főváros 6. kerületében 3-4 ezer Ft/m2/hó áron lehet irodát bérelni, addig Szolnok belvárosában 2-2,5 ezer Ft/m2/hó áron. Az arány kb. 150%-os, azaz ha a 6. kerületben átlag 50 ezer Ft-ba kerül egy coworking havibérlet, akkor Szolnokon reális lehet 33 ezer Ft körüli díjat elkérni.

Ismerned kell viszont azt is, hogy a potenciális ügyfeleid mekkora összeget fordítanának a coworking-szolgáltatás igénybevételére. Ehhez a korábbi cikkekben már javasolt piackutatás nyújthat segítséget. A kérdőívben kérdezz rá arra is, hogy a kitöltők milyen típusú bérletekért, mekkora összeget hajlandóak fizetni. Adott esetben itt ki is derülhet, hogy a piaci elvárások nincsenek összhangban a tervekkel. A fenti példával élve, ha Szolnokon 33 ezer Ft a reálisan elkérhető ár, és ez biztosítja a költség alapú árazás szerint is a fenntartható működést, de a piackutatás alapján az érdeklődők nem adnának ki 20 ezer Ft-nál többet ilyen szolgáltatásra, akkor a vállalkozásnak el kell gondolkodnia a folytatáson…

A siker alapja: az üzleti terv

Az üzleti tervezés elengedhetetlen része a vállalkozásnak. A működés során folyamatos feladatot jelent, de különösen a kezdeti fázisban fontos, hogy a várható bevételekkel és ráfordításokkal képben legyél. Az adatokat pedig nemcsak rentabilitás szempontjából érdemes vizsgálni, hanem likviditás szerint is. Előbbire egy egyszerű eredményterv, utóbbira egy cash flow terv a megoldás.

Az eredménytervben egy adott időszak bevételeit és ráfordításait állítod szembe egymással, a cash flow tervben viszont azt veszed számba, hogy a pénzmozgások mikor történnek meg. Míg egy nagy tárgyi eszköz beszerzés esetén, annak költségeit csak több év alatt számolod el amortizáció formájában, addig az ár kifizetése egy összegben beszerzéskor történik. Ennek ellenkezője igaz például a társasági adóra, ami egy adott év végén kerül elszámolásra, de kifizetni csak következő év májusában kell (persze előlegfizetés történhet).

A tervezésben érdemes a legapróbb részletekig kibontani a bevételeket és a ráfordításokat is. Vedd számításba, milyen kihasználtsággal működhet az iroda, mennyi alkalmi jegyet és bérletet tudsz értékesíteni egy hónapban, hogyan alakul a tárgyaló(k) igénybevétele. Számolj a kiegészítő szolgáltatások, pl. nyomtatás, szkennelés, székhelyszolgáltatás, stb. bevételeivel is (ha ezek nincsenek beleépítve a coworking jegy/bérlet árába).

Közel sem szürke hétköznapok

Az iroda elindítása előtt át kell gondolnod a nyitva tartást is. A legtöbb közösségi iroda általában délelőtt 8-9 óra és délután 17-18 óra között tart nyitva. De sok helyen kétféle nyitva tartás is van. Az egyikben, nagyjából a fenti intervallumban, valaki mindig tartózkodik bent az iroda részéről, körbevezeti a betérőket, intézi a számlázást, stb..

A másik nyitva tartás sok esetben állandó elérhetőséget jelent. A havi bérletesek kisebb felár ellenében olyankor is használhatják az irodát, amikor az iroda részéről nincs benntartózkodó. Ez sok esetben megnöveli az infrastruktúra költségeit (beléptető rendszer, kamerás megfigyelő rendszer, rezsidíj növekedés), de a coworking irodákkal szemben elvárt rugalmasság, és a több bevétel miatt is megéri alkalmazni.

Kérdés  az is, hogy a coworking irodát egyedül mint vállalkozó viszed, vagy valakivel váltásban, esetleg teljesen kimaradsz a hétköznapokból, és csak mint ügyvezető-tulajdonos veszel részt az iroda működésében. Ha egyedül csinálod az irodát,  gondolnod kell arra is, miképp oldod meg a nyitva tartást, ha szabadságra mennél, megbetegednél vagy bármilyen elintéznivalód van. Ha valakivel váltásban dolgozol, akkor valószínűleg tudtok annyira rugalmasak lenni, hogy mindkettőtöknek jut idő a fentiekre anélkül, hogy az iroda nyitva tartása megsínylené. Kimaradni a napi üzletmenetből a legkényelmesebb megoldás, de nem biztos, hogy több ember bérét is ki tudja termelni egy coworking-vállalkozás, hiszen az iroda működtetésén többnyire kicsi a haszon.

A nyitásra rendelkezned kell olyan dokumentumokkal, mint az ÁSZF (Általános Szerződési Feltételek), a házirend, a számviteli politika és az annak keretében elkészítendő szabályzatok (gazdasági társaságok esetében), a GDPR-szabályzat, működéshez szükséges engedélyek, szerződésminták, nyilatkozatminták.

Gondolkodj hosszú távon!

A coworking iroda megnyitását követően érdemes a gazdálkodási adatokat folyamatosan nyomon követni, monitoringozni. Ha a valóság nagyon máshogy alakul, mint a tervek, a várt számokat a realitásnak megfelelően érdemes módosítani, esetleg olyan tényezőket, mint az árazási stratégia, újragondolni.

Bár a coworking irodák terjedése és népszerűsége évekig felfutóban volt, a 2020-as év bebizonyította, hogy bármikor jöhet egy olyan fordulat, amikor a kereslet egyik napról a másikra visszaesik vagy akár meg is szűnik. Ezt előidézhette volna egy „sima” gazdasági válság is, idén viszont a koronavírus miatti járványhelyzet többszörösen sújtotta a coworking-piacot.

Több iroda, amelyik nem rendelkezett tartalékokkal és gazdálkodása „békeidőben” is csak nullszaldós volt, lehúzhatta a rolót. Így a hosszú távú működés biztosítása érdekében még fontosabbá vált az üzleti tervezés, az adatok monitoringozása és a tartalékképzés.

Köszönjük, hogy végigolvastad cikksorozatunkat! Reméljük kedvet kaptál coworking iroda indításához és tanácsaink hasznosak lesznek számodra!

Szólj hozzá!

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.